Восемь ошибок в комплекте документов поставки, которые легко пропустить

Комплект поставки — договор, спецификация, счёт, УПД, сертификаты и паспорта. Каждый документ по отдельности обычно выглядит правильно. Ошибка живёт между документами: в том, как они не сходятся друг с другом.

1. В комплекте не хватает документа

Чаще всего теряются эксплуатационные документы: паспорт изделия или сертификат качества. Их «досылают потом», и потом не наступает. Проверка начинается с чек-листа: какие документы обязательны для этого вида поставки и какие из них могут заменять друг друга — например, УПД со статусом 1 заменяет счёт-фактуру.

2. Скан без текстового слоя

Отсканированный PDF — это картинка. В нём нельзя найти номер договора поиском и нельзя автоматически сверить реквизиты. Такой документ либо распознают, либо честно помечают: «не проверен».

3. Опечатка в ИНН

Переставленные цифры глазом не видны. Но у ИНН и ОГРН есть контрольные цифры: последняя цифра вычисляется из остальных по алгоритму ФНС. Если она не сходится — номер набран с ошибкой, даже если выглядит правдоподобно. Такая проверка занимает доли секунды и не требует никаких внешних сервисов.

4. Разные реквизиты сторон в разных документах

В договоре один ИНН поставщика, в УПД — другой. Причины разные — опечатка, смена юрлица, документ от другой сделки, — но последствия одни: вопросы при вычете НДС и при учёте поставки. Реквизиты продавца и покупателя должны совпадать во всех документах сделки.

5. Ссылка на другой договор

Счёт ссылается на «договор № П-2026/41», а в комплекте лежит договор № П-2026/14. Отдельная проверка — даты: отгрузка не может быть раньше заключения договора.

6. Суммы не сходятся

Сумма к оплате должна совпадать в счёте, счёте-фактуре и передаточном документе. Расхождение со спецификацией — повод уточнить, не частичная ли это поставка. Важно сравнивать итоги по видам документов: авансовый и окончательный счета вместе дают сумму УПД, и это не ошибка.

7. Сертификат истёк до поставки

Сертификат или декларация ЕАЭС приложены, но действовали до 28 февраля, а поставка — 12 марта. Обратная ситуация — документ оформлен уже после отгрузки. Срок действия нужно сверять с датой каждого передаточного документа, а не с сегодняшним днём.

8. Проблемный контрагент

Поставщик в процессе ликвидации, с отметкой о недостоверном адресе или руководителе. Это не ошибка в документах, но риск для исполнения обязательств и гарантий — его видно по реестру юрлиц.

Как проверять

• Начинать с чек-листа комплекта под вид поставки.
• Сверять документы между собой: стороны, номер и дата договора, суммы, даты.
• Сроки сертификатов — к дате каждой отгрузки.
• Каждое замечание фиксировать с источником: файл, страница, фрагмент. Иначе его придётся искать заново.

Мы автоматизировали эти проверки: система читает комплект, сверяет документы и показывает каждое расхождение с цитатой — внутри контура заказчика, без интернета. Решение принимает специалист.